تهدف وكالة التوثيق إلى الإشراف على الوحدات الإدارية المرتبطة بها تنظيميًا، وتطوير ومتابعة أعمال الوكالة، وتوفير التعاملات التوثيقية للمستفيدين؛ إذ تُعنى بتوثيق العقود والإقرارات والوكالات وعقود الزواج والعمليات العقارية، وتطويرها بما يتوافق مع رؤية المملكة من خلال حوكمة القطاع ورقمنة إجراءاته بما يضمن جودة العمليات وحفظ حقوق المستفيدين وتقديم الخدمات بيسر وسهولة.
المهام والمسؤوليات
- اقتراح السياسات العامة الموجهة للوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها، والإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها.
- الإشراف الإداري والفني على الوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها، والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطاتها والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.
- الإشراف على تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المعتمدة للوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها.
- الإشراف على دراسة الخطط والبرامج والقواعد والتعليمات المنظمة لأعمال القطاعات والوحدات الإدارية المرتبطة بالوكالة، وإقرارها وفقًا للصلاحيات المخولة، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- التنسيق في مجال نشاطات الوكالة مع الجهات الأخرى عندما يكون التنسيق في مستواها التنظيمي.
- المشاركة في اللجان المكلفة بأعمال ذات علاقة بالقطاعات والوحدات الإدارية المرتبطة بها، أو تكليف من يراه في حدود الصلاحيات المخولة له.
- الإشراف على دراسة الصعوبات والمشكلات التي تعترض سير العمل في الوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها، والعمل على تذليلها وحلها.
- الإشراف على دراسة المقترحات الخاصة بتطوير العمل في الوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها، وإبداء الرأي حيالها، والعمل على إقرار ما تتم الموافقة عليه.
- الإشراف على تحديد احتياجات القطاعات والوحدات الإدارية المرتبطة بالوكالة من القوى العاملة والأجهزة والمعدات والأدوات، ومتابعة توفيرها والتدريب عليها.
- الإشراف على إعداد التقارير الدورية عن أنشطة وإنجازات الوكالة والوحدات الإدارية المرتبطة بها، ورفعها إلى نائب الوزير لاتخاذ القرار اللازم بشأنها.
- إعداد التقارير والمخاطبات للمقام السامي في القضايا التي يُطلب الإفادة حيالها في مجال اختصاصات الوكالة.
- مخاطبة الجهات الحكومية في كل ما له علاقة بعمل الوكالة.
- المشاركة في المؤتمرات والاجتماعات والندوات المحلية والإقليمية والدولية ذات الصلة بأنشطة الوكالة، ونقل المعرفة إلى الجهات ذات العلاقة.
- أي مهام أخرى يُكلَّف بها الوكيل في مجال الاختصاص.
الوكالات المساعدة والإدارات التابعة
- الوكيل المساعد لتطوير الأداء
- الوكيل المساعد للتسجيل العيني للعقار
- الوكيل المساعد للتوثيق
- الإدارة العامة للرقابة والتفتيش
- الإدارة العامة لمأذوني عقود الأنكحة
- الإدارة العامة للرقابة على الإيرادات
- الإدارة العامة للإشراف على مكاتب قضاة القيد الأول
- الإدارة العامة للتسجيل العيني
- الإدارة العامة للموثقين
- الإدارة العامة لشؤون كتابات العدل
- الإدارة العامة لشؤون كتّاب العدل